提升电子文件管理系统归档工作的有效方法

作者:云帆互联
时间:2022-10-11 10:18

随着信息网络技术的快速发展,电子文件管理系统在各个领域的广泛应用,基层单位的工作人员每天需要处理大量的电子文档。在此我们将对这一问题进行简要的分析和探讨,希望能为基层单位档案管理人员提供切实的参考措施。

  1. 建立严格的电子文件归档制度

所有基层单位在纸质文件归档方面都有比较成熟的经验。如何完善电子文件的管理和归档,首先必须建立严格的管理制度,以保证电子文件管理系统管理机制的有效运行。电子文档的特殊性在于来源广泛,内容复杂。单靠档案管理人员很难对电子文档进行有序的整理和收集归档。因此,有必要以国家相关法律法规和行业标准为基础,建立电子文件管理系统。

  1. 完善电子文献流通平台

电子文献流通平台和归档网络信息平台的完善是当前实施电子文件管理系统归档的基础。从信息化建设规划入手,特别要抓好电子文献流通信息化工程的建设。在项目的具体建设中,根据过程中各个环节的需求,在进行系统分析后进行功能设计,重点开发相关的数据接口,保证不同数据格式文件之间的自由切换,保证所设计的系统在有文件需要归档时能够控制不进入系统的过程。

3.注重电子文档的收集

电子文件形成单位应当收集电子文件。为保证文件收集过程在可控范围内,从项目启动时就指定专人负责,并按过程实时记录。为了保证电子文件管理系统电子文档的真实性和有效性,需要采取防伪、加密、备份等措施。

  1. 注意电子文档的归档过程

电子文件管理系统文件归档整理要求的项目,应在项目竣工后及时对有价值的电子文件进行整理和保管,合格的电子文件移交档案管理部门。

  1. 提高管理人员的业务能力

积极组织档案人员学习相关专业知识,使其掌握电子文件管理的相关知识和实践技能,促进其了解电子文件管理系统相关知识。

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