随着现在的企业规模越来越大，文件也越来越多，所以在文件管理上也就有很大的困难，而在使用文件管理系统的时候，也就能更好的实现这一点。首先这种管理是通过云端来进行完成的，需要说明一点，单个电脑已经难以满足企业文件的管理要求了，也只有使用这种云端服务才能更好的适应，因为它是通过系统服务商的云端服务器来进行完成的。
虽然电子文件不像纸质文件那样大，但是也需要有空间占有的，所以在企业的海量文件之下，传统的电脑已经储存不下了。而在文件管理系统之下就能实现，因为这种系统是云端服务器，其实企业的文件是储存到服务商的服务器上了，因为服务商的服务器很大，也就不用担心海量的文件会把电脑占满，其实，用户在使用中也就只是下载了一个云端服务器的用户端。
当然，现在的文件管理系统服务商并不是只有一家，所以也就会让它的服务上有很大的差异，有些小型的系统服务商仍然难以满足海量文件管理的要求，因为他们的服务器没有多大，再加上用户数量的增加，也就会出现储存不下的问题，而且企业使用这种系统并不只是为了储存，也要进行管理，不同的系统服务商也会有管理上的差异，有些管理上十分方便，也有的就在管理上就更为麻烦。
就拿文件索引来说，有很多小型的文件管理系统服务商也就没有满足，因为有大量的文件，企业需要对哪一个文件进行管理之时，首先就需要找到，而在索引上有很多服务商是没有技术的，这样也就为用户的使用带来了很大的麻烦，但是真正的高实力系统服务商，能利用不同的条件来进行索引，能让企业在最短的时间内找到自己要的文件，不只是通过文件名来找到，还能通过文件内容及其他的属性来进行罗列，所以要选择这样的系统服务商，要对服务商的实力进行全方面的考查。
