在用户使用文件管理系统的时候，也是有多方面要求的，只有真正满足了要求，才会让用户真正的满意，首先一个方面的要求是安全性，因为使用这种系统的往往都是公司和企业，如果是没有安全性，就有可能造成企业机密外泄，这是很大的危险，所以需要满足这方面的要求，但是这也需要让系统服务商有更好的实力，只有更好的技术之下，才会更好的保护客户文件。
这种文件管理系统除了要有安全性之外，还需要满足方便性的要求，如果是操作界面过于麻烦，就会提高用户的操作技术成本，需要对操作人员有相应的培训。其实这也在于系统服务商的设计，有些系统服务商就重视设计，能让用户端的操作更为简单，一者是在菜单上有很好的优化，而且在各种设置上也更为简单，但是在行业之中，并不是每一个系统都是这样的。
而且对这种文件管理系统的使用中，也会有权限上的要求，往往是一个文件，就要让不同级别的人看到，如果是一个系统没有权限级别的设置，也是难让用户满意的，但是想要让系统的操作及查看权限有级别，也就要让系统服务商有更好的技术处理，有些系统服务商的权限分级很好，但是有些也就没有合理性了，一般情况下，还是老牌系统服务商更有优势，因为他们有经验，知道用户对操作权限的要求。
再有一个方面就是大型文档的同步技术，这也是用户对文件管理系统的要求，随着现在的企业越来越大，业务上的文件也越来越大，只有真正符合了这一点，才会让用户使用中更有优势。整个行业中这种同步技术也是有差异的，虽然也都能同步成功，但是却有延时性差异有，有些几乎就是零延时，这样也就能异地修改，有些有同步延时的系统，就会让用户的使用难以满意。所以用户在选择这种系统之时，也需要进行全方面的审视，要对系统服务商的实力及经验进行了解。
