企业知识库包含企业的宏观规划内容，也包含企业的微观知识内容。宏观知识内容包括长期的发展规划、企业文化等等，微观的知识内容包括培训资料、市场资料、合同等等。建立知识库管理系统，对这些知识统一的进行管理，能够提高企业的工作效率，把运营成本降下来，让企业更具有竞争力。知识库管理系统的作用主要有以下几个方面。
建立知识库管理系统，能够把以往繁杂的知识进行分类整理，并通过高效检索手段让企业知识变得更有序。平常那些难以查询到的知识，经过数字化的编码，有效利用率会更高。知识也更容易被检索到，更容易被获取，这样能够降低企业员工的时间成本。
知识库管理系统是一个开放的状态，客服可以将问答和经验填充在里面。知识库就像一个纽带，连接着企业和企业的每个员工，客户的问题也能有效地得到解决，优秀员工的价值也能够体现出来，企业内部协作效率更高，企业的整体效益也能够提升很多。
知识库管理系统就像一个智能的机器人，跟传统的单纯存储客户信息的数据库相比，知识库有一定的理解能力和信息匹配能力。它就像一个机器人拥有知识库，就像人类拥有了大脑，它是可以对客户的问题进行识别理解的，还可以从知识库已有的知识里面进行匹配的回答。
当然也有一些企业内部会自己搭建一些知识库，但是内部搭建的知识库信息比较少，知识储存也比较少有，可能并不能够满足员工和客户的需求。不如选择一个科技性较高的知识库管理系统，它能为企业提供更高效的服务，也能够满足企业员工和客户的需求。
知识库管理系统把复杂的知识简单化，把难以查询到的知识有效利用，很多知识很容易就被检索到，这样才能够被企业所利用。企业获得知识，利用这些知识才能转化为生产力，才能为企业创造更高的效益。企业在运行过程中是需要成本的，把以往查询知识的时间运用到其他的方面，这样能够降低企业的运营成本。
