随着数据信息化的快速发展，企业日常工作中产生了越来越多的文档、知识资产和报表数据；它很容易积累成山的信息，这使得成员不可能在短时间内快速获得所需的知识内容，也不可能完全理解任何细分领域的所有信息。因此，如何利用现代工具快速、准确、全面地获取这些信息，并构建企业“知识库”随时访问，已成为与企业成长和竞争力密切相关的关键技能。构建知识库的一个关键问题是构建所需的系统，通过不断的技术研究、开发和创新，为企业创建了一套专业的企业知识库管理系统。
知识库可以将知识集中在存储库中，帮助用户和员工共享信息、组织和存储信息。知识库管理系统的出现可以改善用户体验，同时为企业降低成本，提高效率。为客户提供自助服务，使企业员工不再重复回答相同的问题，从而节省时间和精力。知识库可以帮助员工有效完成工作，增加工作效率。
有效的知识库管理系统使员工能够更积极地帮助用户。等待用户找是一种消极的状态。有些人在遇到问题时会立即拨打或添加客服微信或电子邮件。然而，大多数人喜欢在不涉及他人的情况下解决自己的问题。良好的知识库可以帮助员工提高工作效率：以问答的形式将问题转移到知识库中；一个查询就能解决问题，这样用户就可以轻松获得问题的答案，同时腾出时间让员工处理真正重要的问题。
知识库管理系统具有以下优点：方便访问；组织有序；方便访问；组织有序，可以节省用户时间，真正解决一些常见的问题；建立正确的创建流程；便于浏览。
建立正确的知识库管理系统创建流程：确定知识库的受众人群；以一问一答的形式撰写知识库文章（不要使用白话专业术语）；更易于理解的图片和视频，结合图形和文本；提供易于使用的搜索功能；为用户提供一个反馈窗口，以分析和改进您的文章；及时更新知识库内容。
