档案管理对于很多企业来说都是一项复杂且繁琐的工作，也正因为如此就会造成有的企业不很重视这部分的工作，觉得没有必要投入大量的时间和精力去做这件事，这也是现在中小企业档案管理发展水平不平衡的重要原因。也有很多中小企业就比较重视档案管理工作，主要是因为企业的信息化意识比较强，甚至专门成立了档案室，还有专职的档案管理人员，采用高效的信息化管理来做档案工作。那么到底中小企业有没有必要使用档案管理软件呢？
首先可以从一些法律法规上来看，企业要想合理合规合法经营，是有必要使用档案管理软件的，因为档案管理软件能够明确地反应企业机关团体的主要职能活动；对于一些国有企业来说，能够很好的反映企事业单位的研发，生产，经营活动，能够很好地维护企事业单位职工的合法权益；对于私企来说，档案管理软件能够很好的反映基层组织的主要活动；另外通过该档案管理软件能够清楚地反映出国家的治理活动，经济发展，社会面貌，文化习俗等内容；最重要的是国家有明确的法律法规要求企业必须进行档案管理工作。
除了法律法规方面，从企业自身的发展角度来看是否有必要使用档案管理软件呢？答案是肯定的，首先企业的档案资料是企业发展的重要凭证，并且能够很好地保护企业，员工的权益，明确双方的责任，避免不必要的纠纷出现；再者企业要想长远发，必须要有属于该企业的知识沉淀，而档案资料就是重要的佐证，通过档案管理可以帮助企业实现科学化决策，提高自身的管理水平和员工的工作效率。
做好档案管理工作可以非常全面的反映企业的经营情况，以及经营成果，对于提高企业的管理效率，实现企业的经营战略有非常深远的影响。对于中小企业是否有必要使用档案管理软件就做以上两点的分析，在考虑这个问题的时候可以从这两点出发。
