随着信息化变革在各行各业的广泛推动，传统的档案管理模式已经不能完全适应经济社会发展的需要，其迫切需要借助信息技术手段，实现档案管理的高效、安全、准确。档案的电子化管理是信息化发展的必然趋势。随着信息化进程的加快，电子档案管理系统的不断完善，电子档案管理系统必将备受重视，电子档案管理系统的建设步伐必将越来越快。随着办公自动化的推广开来，档案更多地以电子文件的形式存在、流通和被利用。电子档案提高了档案的流通性和利用率，方便人们更加快捷地从中获取所需资料。
对于实体档案的整理，通常在装盒后结束，实体档案装盒后就可以存入档案库房进行保存。对于实体档案的安全性问题的保障措施主要在于实体档案的物理安全。而对于电子档案，对电子档案进行模拟装盒仅仅是解决了档案管理中的一小部分工作。电子档案为了发挥其流转、查询方便的特性，将需要提供网上借阅以及网上检索等功能。这些业务的需求给电子档案的安全性保障带来了巨大的隐患也同时降低了档案的利用效率。
为了解决电子档案管理系统在档案管理过程中安全性的问题，电子档案管理系统可以通过安全模块，对电子档案进行数字签名，这样保证能电子档案在查阅过程中受到的非法篡改时能被有效地识别出来。
对比于常规的档案管理，电子档案管理系统的档案管理效率会更高。当然，信息化的档案管理系统所面临的安全性问题也可能会更多，但随着区块链技术、电子加密技术的快速发展，电子档案管理系统在档案管理方面的安全密级也会较高。
总的来说，电子档案管理系统是推动档案管理质量效率提升的重要基础，随着其技术的不断成熟，已经有多数的企事业单位在档案管理阶段，管饭选择印度一套高标准的电子档案管理系统，以进一步实现管理系统的创新与升级。
