管理合同的方式有很多，可以借助系统工具，也可以按照一定程序保存在电脑本地。借助合同管理工具的好处是不用另外分类，可以利用系统的功能标注关键词、设置合同状态等，而且还能节省空间。一般人们用得比较多的功能有，合同文件导入、检索、提醒等。正确使用合同管理系统，可以起到事半功倍的作用。
打开云帆文档，登录管理员账号，从左侧菜单栏里找到合同管理按钮，单击之后就可以开始管理合同文件了。这里需要注意，添加合同附件的时候尽可能将它的详情描述清楚，这些内容有的会显示在合同管理界面，如合同编号、名称以及金额等，有的会被隐藏，负责人、联系方式等。填写它们的目的是，一旦找寻某个历史合同文件的时候，可以通过这些内容大致了解合同内容，无需再去下载合同或者阅读合同。同一公司，同一类合作，一般选择同一种合同模板。在合同管理系统中，还可以保存模板。编辑合同之前可以先下载模板，然后根据情况填写内容。模板可以添加和删除，这里只需要设置模板类型以及标注模板名称即可。
每份合同都会涉及一些金额，有的金额在合作之初已经结清，有的金额要在规定时间内分批次结清。当合同数量比较多的时候，可能会有不能及时跟进信息的情况出现。那就可以通过合同管理系统设置提醒信息。管理系统具备定时发送信息的功能。信息内容是什么呢？那就看用户选择什么样的消息模板了。这个模板也可以保存在管理系统中，可以编辑和添加。在合同管理系统中还有哪些有意思的功能呢？当合同的状态发生变化的时候，通过检索可以找到该合同，然后再点击右边的按钮，从选项中找到新的状态，点击即可。如果有提醒合作方付款的需求，也可以在这个界面中找到合同右边“提醒设置”的按钮，设置信息模板以及接收手机，很快就能完成催缴工作。
