每一个企业的任何一个部门都会有大量文档的存在，可能总会出现查阅不及时，或者也不能够做到文档共享的目的。面对着这种情况，其实企业应该构建的是文档管理系统，它是能够让每一个部门将相对应的文件及时传输到系统之中，那么借阅或者是查看的时候，按照职级就能够查看到自己相对应的内容，如果想要更高级的文档，那么只能是通过上级审批之后才能够及时的查看。
文档管理系统它是可以自定义目录排序，组织内的所有成员都能够共享和查看相对应的文件。另外它也会有相对应的安全控制，可以为组织结构中的用户设置相应的登录地址，那么这时候是谁查看了这相应的文件都会有相对应的地址显现，也就是所有游览记录都是存在的，也能够及时查看这个文件，它最终被查看人。
文档管理系统的使用，它是支持公共文件，个人文件，协同管理的，也就是所有的员工如果想要查看集团内部文件，那么也可以直接登录这样的系统，直接检索就能够查看相对应的文件，但是如果是超过自己的直接权限，那么是需要领导进行审批，这时才能够查看。当然很多人它们会将自己的个人文件存放到系统内部，那么这时候它是相对于整个集团都是能够查看的，也方便每一个员工都能够及时的学习，特别是有相应培训的时候，都能够在这个系统内找到相对应的文件。
当然这样的文档管理系统它的优点是非常多的，无论是进行文件的整合，还是在人事管理方面都能够通过这样的文件，每个用户设置岗位和相对应的角色。无论是系统管理员，还是用户管理员，或是流程管理员，都能够在这个系统内直接设置。同时企业内部也可以根据需求定制相应的文档空间大小，都是可以进行私人订制的，并不需要特别繁琐的手动操作，都能够自行设置相对应的查阅内容。所以这样的文档管理系统对于一个企业的发展来讲是非常关键的，也是必不可少的，它是对于员工来讲有着很好的促进作用。
