电子文档管理系统是建立在现代信息技术的基础之上的，在这个普遍应用的基础之上，可以利用数字化的方式，可以高效有秩序地把这个数据信息处理完善。在办公当中表现出良好的优势，用有秩序的信息空间和开放的信息环境，为完整意义上的文档存储提供良好的帮助存储文档的内容，并不只是用纸来存储，在电子系统当中更为安全。
这种软件系统的应用可以把这些资料做得更完善，资料不再用纸来进行传输，之前使用的都是一些文件资料，但是现在办公室里的文件纸质资料越来越少了。就是因为应用了电子文档管理系统，这一切都变得不一样了，运用这种智能化的管理方式，可以把很多的内容进行多种格式地呈现，支持多种格式的在线呈现，可以支持文件的流转。比如说各个部门之间需要其他部门的一些相关资料，这个时候如果用之前的文件袋子来传播的话，自然是有一定弊端的，有些资料容易出现问题，但是现在已经采用了电子智能管理系统的方式，这里面的东西都是非常安全的。
电子文档管理系统具备很高的安全性，因为系统本身具备安全防护功能，能够让所有的文字资料数据资料非常安全，妥善保管。在办公室工作当中，如果说没有安全性自然是不行的，各个部门之间，各个部门的主管之间在查阅资料的时候都有一定的权限。这种软件系统的应用会非常完善的去做好这方面的工作，具体的应用优势非常明显，可以让办公环境更为完善，而且可以减少数据的丢失情况。
电子文档管理系统可以让办公办的更简单，对于员工来说这是一种工作能力的提升，也是一种工作，难度的降低之前会有很多比较麻烦的事情，但是现在就因为有了这个智能化的文档管理系统，这些东西都不再麻烦了。在具体的应用方面，我们能够看到的优势是非常明显的，员工比较喜欢，管理者也比较满意，这就是具体的优势。
