对于任何事物它的存在势必会有一定的必要性。而电子文件管理系统的存在也有它自身的重要性在。电子文件管理系统它是通过收集、组织以及记录电子文件信息并且对这些信息进行相应的分类，要知道采用电子化的方式对文件进行管理能够让文件更加规范性，有保障性。现在就让我们简单的了解一下这一系统到底具备哪些功能。
对档案的类型和属性进行管理
要知道现在的文件它的档案类型和属性是比较多的，尤其是大型的公司档案更是数不胜数。正因为这样就需要对文档的管理类型以及架构进行管理。而一款好的电子文件管理系统能够给自由的定义文档。对于档案的属性方面也可以根据用户的自身需求进行自定义式的管理，同时还可以通过分类进行相应的继承。对于不同的用户来讲在进行档案管理的时候采取的方式是不一样的。正因为这样对于用户来讲，在进行电子文件管理系统选择的时候，一定要挑选自定义强的软件系统。
对档案的信息进行采集
电子文件管理系统应该具备的一个特点就是对档案的信息进行相应的采集。比如说需要为用户提供属性新建、扫描新建、网页新建等。同时在功能的设置方面需要拥有Excle表格的导入。云帆互联设计的电子文件管理系统还可以让用户进行数字文件的上传，并且保证整个上传的过程中不会出现乱码的情况。从而充分保证文档的安全性和稳定性。
对档案进行归类和编辑
在对文档进行操作的过程中，文档的归类编辑功能是必不可少的。综合文档的录入、纸质扫描文件的引入以及电子文件的引入等等。针对于不同的用户都会有自身不同的权限，所以在操作的过程中只能对自己权限范围内的文件进行操作，这样也能够保障文件的安全使用。
电子文件管理系统的可定义功能是比较多的，不同的软件开发商所设计的软件在功能方面是不一样的。对于这样的文件管理系统而言，有些开发商还提供了过期档案管理、档案检索等功能。
