一家公司里面的文档资料特别多，这个是属于非常正常的事情，因为一家公司在进行运营的过程当中，产生的文档资料确实非常多，而且有一部分文档资料已经没有用，但是有一些文档资料需要保密保存，这些东西都需要完善地进行管理。文档管理系统起到了非常重要的管理作用，为企业文档资料的管理提供了帮助，现在大多数的企业都已经进入到了无纸化办公的时代，大家身边已经没有那么多的纸质资料，大多数都是电子文档。
文档管理系统管理起来确实效率很高，企业进行文档管理的时候会发现搜索很困难，因为企业的文档如果全都保存在电脑里面，我们就需要在电脑里面进行检索，检索文档的时候，会发现很多名字一样的东西，这个时候就觉得特别麻烦，而且有一部分公司还没有进入到完全无纸化办公的阶段，有很多东西都还是纸质的资料放在资料办公室里面，每当要寻找文档资料的时候就会特别麻烦。这种情况其实也非常常见，另一方面文档的版本很多，管理比较混乱，也是一个问题，如果说一家公司当中的文档安全缺乏保障，而且没有办法进行高效率的协同工作，这确实是一种管理的问题。
目前越来越多的企业开始使用文档管理系统，有了这种管理工具之后，查找文档资料不再困难，只需要搜索关键词就能快速进行检索，而且文档管理过程当中支持无限层次的子文件夹，可以进行多重不同管理，能够让各种文档资料清晰明确可见。一家企业当中的文档资料得吓人，如果没有高效率的管理工具，确实没有办法得到完善的管控，另外现在的企业还要讲究协同办公。比如一个部门的工作人员需要调阅一份资料，看完之后可能还会对于资料进行一些评价，这些评价信息都会被显示在文档资料下方，这就是目前高效率管理文档资料的一种方式，可提高各部门之间协同办公的能力。
