随着信息技术的飞速发展和信息资源数字化、网络化的进一步加快，文档管理信息化建设已成为一个热点。企业、政府等单位都需要对文档进行信息化管理，以适应当今社会信息化、网络化的发展趋势。文档管理信息化是利用数字化、信息存储和数据库技术，将传统的纸质文献、科技和人事文档转化为数字文档，建立文档目录数据库，并通过计算机网络设备的传输实现信息资源的共享，从而获得最佳的工作效率。电子文档管理系统是指将当前文档信息输入计算机，在计算机上建立文档数据库，并在计算机页面上显示各种文档信息，以方便用户查询和借阅，实现文档的科学化、信息化，规范有效地管理文档资源，为用户提供高效的文档利用服务。电子文档管理软件具有可靠性高、存储容量大、保密性好、使用寿命长等特点。
文档管理系统是一种能够高效管理电子文档的系统。一个好的文档管理系统不仅需要管理现有文档，还需要以电子方式准确、快速地输入新的纸质文档。文档管理系统是帮助企业管理文档，帮助企业存储和分类冗余文档，提高企业文档管理效率的系统。
主要功能：
1、集中存储管理文档管理系统的主要功能是帮助企业统一存储企业信息文件；2、权限查看修改，查看用户的权限级别，控制一系列用户操作；3、全文检索当用户需要准确查找时，通过全文检索功能，文档管理系统可以帮助用户从大量的文件中快速找到自己需要的文件；4、数据安全将企业的重要文档上传到服务器并加密，防止企业重要信息文件的扩散，确保企业信息的安全可靠；5、数据备份数据库和本地双数据备份充分确保即使在数据丢失或损坏的情况下，也能 尽快恢复丢失或损坏的数据。
事实上，文档管理系统也可以理解为一个更简单的知识管理系统，因为功能相似，但是知识管理系统对企业未来的发展更有帮助。
