随着计算机的普及和信息化技术的发展，企业内办公流程中所运用的纸质文档资料已经基本被电子化替代。随着企业规模扩大和正规化发展，企业内部文档内容日益丰富、数量日益增多，但依然存在如下问题：首先，数量巨大的各类文档分布在各个计算机中，众多文件无法在企业内部共享。其次，在众多文件中检索特定文件费时费力；另外文件线下拷贝分发极其不便。
同样，企业工作者在工作过程中，会产生大量的电子文档。一些电子文档在版本更新之后没有及时删除，文档存在着重复等现象，文档信息繁杂、冗余。企业员工需要花费大量工作时间进行文档管理，筛选有效的文档信息。
为了能够解决当下企业文档管理阶段的实际问题，相关的软件服务商所开发的文档管理系统为企业文档管理效率的提升起到了支撑的作用。在文档管理阶段，文档管理系统能够发挥着很多实用的功能，如高效的全文检索功能，可以助力相关工作人员快速地检索到所需的办公文档；灵活分类的功能，可以促使企业内部繁杂的文档内容得到清晰、规范的分类；精细的权限设置以及文档防扩散体系，可以确保文档的分享范围确保一些高度机密的文档内容不会被扩散。
文档管理系统在实际应用阶段，可以实现文档内容的高效整理，即在文档管理数据上传以及编辑过程中具备高效的使用体验。在文档信息内容上传过程中，文档管理系统会自动地识别文档内容信息、上传时间等关键信息，用户仅需要简单地设置，就可以实现对相关的办公文档进行高效分类。
随着智能化时代的到来，企业在文档管理方面逐步实现了电子化，但较多的文档管理内容也给企业的日常办公运营带来了一定的压力，积极地投入高效的文档管理系统，可以推送文档管理工作逐步走向自动化、智能化以及安全化。
