文件管理软件出现后便成功代替了人工形式，在此之前为了能够管理好大量软件，需要委托多名专业人员进行归类，在这个过程当中费力不讨好，不仅影响到了企业后期的发展，同时也使得企业的信息遭到了泄露，所以越来越多的负责人开始使用文件管理软件，它的出现，确实解决了各种常见的问题。
信息泄露。信息泄露的原因有很多，比如内部人员泄露、员职工离职复制信息带走等，而且这些问题是很难被察觉的，在这种情况之下，文件管理软件自然也就派上了用场。因为这款软件可以自动加密，如果企业人员想要查看的话，必须要获取密码后才可操作成功，不仅如此，企业负责人虽然可以查看信息，但是却没有权利复制或者修改，更不可能进行反复传输和共享，因此在这种情况下，安全性很自然的便得到了提升。
效率低下。文件管理软件的出现，还解决了效率低下的问题，许多的企业实现了迅速发展，但是在发展的过程当中却也出现了大量的信息，如果想要妥善管理的话实在太难，这极有可能会造成效率低下的问题。但是自从拥有了这款软件之后，效率便得到了提升，而且再也不需要太多的人力，专业人员总是可以轻松操作完毕。
查找缓慢。在此之前，只能够利用人工进行文件的管理，面对海量文件，确实会存在存储困难、查找缓慢等问题，但是文件管理系统却可以一键查询，可以按照相应的准则完成顺序的排列。如果发现某一顺序不是很符合要求的话，那么也可以随时进行排列方式的调整。
其实在多数人的心目当中，文件管理软件是一款全能型的产品，这款软件的应用价值居高不下，在被使用时它虽然会产生相应花销，但是与长期的人工支出相比却还是少之又少，不仅可以降低整体的花销，同时还可以实现密码锁的随时使用，在安全性方面上做到了极致。大多数的人都明确表示，这一款产品已经在企业当中占据了重要的位置，非常适合需求者长期应用。
