在各种文件类型中，音频和视频格式的文件所占内存较大，将其存储在无论电脑还是手机中都会占用很大空间。如果手中有一些资料不愿意轻易删除，手机或者电脑的内容又一度告急，不如试试文档管理软件，这里可以轻松传输音视频，而且还能设置这些文件的使用权限，可以将它当作一个文件共享的平台、存储资料的网盘，也可以设置成收费项目。
使用文档管理软件处理自己的音视频资料，首先得获得一个管理员的账号。这个账号拥有很大的权限，他可以传输文件到后台中，可以设置音视频文件的借阅权限，还可以进行用户管理，为其他人开设新的账号权限。进去管理首页，可以直接看到用户总览和资料统计。这些统计图将直接告诉大家，各种格式的资料占比多少。这个管理员账号下又多少活跃用户和新增用户。大家还可以在管理首页中直接添加资料，将音视频传输到软件里。添加音视频文件的操作步骤相当简单。找到资料管理模块或者管理首页，点击添加选项，填写资料名称、分类、来源、关键词，设置文件是否下载、能否借阅，然后选择附件类型，将资料拉到上传附件位置即可。
为了让大家在查找资料的时候有更加直观的感受，可以在这个页面中上传缩略图。图片由自己提前准备好，本地传输就可以。接着对资料做一个简单的介绍，以便于在众多资料中检索资料更加简便。文档管理软件中有一个非常有意思的功能，那就是文档借阅。有的文档不支持下载，却可以在线阅览，这个时候就可以开启他的文档借阅功能。借阅时间可以调整，借阅的次数也可以设置。这样一些资料就以这种方式分享出去。文档管理软件中的借阅功能类似于图书馆的借阅文献服务，只不过这个功能是针对电子文献，而非纸质文献。电子资料比起纸质资料传播性更强。通过这样的方式，可以约定音视频文件的使用权限，这样自己手中珍贵的资源就不会直接被分享出去，企业中重要机密文件可以采取这种方式为员工提供服务。
