相比于传统的文档管理方式文档在线管理系统有哪些优势?

作者:云帆互联
时间:2022-06-08 13:55

      传统的文档管理方式,通常是使用纸质的文档材料,通过制定一定的规则,使用特定的空间对文件进行粗犷的管理。这种管理方式对于现今越来越多样化复杂化的信息种类,有些捉襟见肘,不仅需要浪费大量的人力物力进行管理,也极大地拖慢了人们的工作效率。而文档在线管理系统则是基于现代新型技术所产生的一种高效的文档管理方式,但是仍然有许多人对此并不了解,接下来就让我们来看看文档在线管理系统的优势究竟在哪里。

集中管理优势

      使用文档在线管理系统,可以将文档统一的集中在系统的服务器中,想要使用时,只需要打开系统工具,就可以很方便地进行各种精细化的操作,十分的便捷。而传统的文档管理方式则十分低效,不仅需要人工进行分类处理,设备的储存能力也往往有限,不能满足现今的储存要求。

细化管理优势

      文档在线管理系统可以根据使用者的习惯进行更加习惯的文档管理工作。如根据时间段的不同,文档的版本通常也是不一样的,不同版本的文档可以通过系统进行查阅分类以及连通使用,极大地方便了操作的可行性。而传统的文档管理方式则需要进行更复杂的文件传阅方式,在操作方面对技术的要求也更高,不利于企业工作的开展。

设置权限优势

      不同于传统的文件管理方式,文档在线管理系统可以针对我们的使用的需求,给不同的文件进行权限设置,例如一份文件可以设置只读、新增、修改、删除等不同的使用权限,在不同的使用者进行操作时,可以有效地增强管理的规范性,避免混乱的情况出现。而传统的文档管理方式无疑是没有这方面的功能的,因此文档在线管理系统更具优势。

加密安全优势

      文档在线管理系统可以给文件进行加密处理,即便文件出现遗失或者是错误修改,也可以通过系统备份进行找回,同时如果文件流传到了竞争对手手中,有了系统的加密,对方也无法完整的读取文件的内容,只能看到一片乱码,大大的增强的保密性。

以上即为文档在线管理系统相比于传统文档管理方式所具备的一些优势了,通过对文档管理系统的合理使用,我们可以更加高效安全地完成各种文档类的工作,同时这类系统通常还有许多文档模板供使用者参考使用,这也能提高我们的整体使用效率。

返回列表