现代企业管理的诸多工作内容中，文件管理的工作量相对更大，无论是收集整理之类的基础工作，还是文件检索和分类的专业操作，都是文件管理工作中不容有失的工作内容，不过电子文件管理系统强大的功能，轻而易举简化了繁琐的工作环节。文件管理之所以会存在工作量和工作强度大的客观现实，理论上来说还是文件类型比比皆是，不同文件类型在管理方式上难免会存在差异，这就从客观角度体现出电子文件独树一帜的优越性。其实不管文件类型如何变化，只要管理系统的功能优势发挥到极致，自然也就更容易得到广泛应用并且认可。
简而言之，电子文件相比较而言具有更高的自动化程度，依托软件工具的强大功能，不但常规管理工作能够轻松完成，包括高效全文检索、文件类型灵活分类以及在线预览在内的管理需求，通过电子文件管理系统都会轻松满足。既然已经对电子文件的管理模式有了客观理性的认知，对功能匹配的软件工具自然要熟练掌握操作技巧，如此一来即便是海量文件的管理也会取得事半功倍的效果。
当然，文件管理系统的产品特色是有必要加以明确的，从而为日常工作中的文件管理提供相匹配的软件功能，至于不同文件格式的在线预览，仅凭常规管理系统和工作模式往往效果欠佳，反倒是电子文件管理系统可以提供足够支持。针对具体的文件格式和类型，灵活调整管理系统的操作技巧和方式，同样是提高文件管理水平所不容忽视的关键条件，多元化需求得到满足也就轻而易举。
由此作为参考不难看出，针对文件管理工作的具体诉求，制定切实可行的管理方案，无形之中起到了简化繁琐工作环节的作用，尤其是电子文件管理系统强大功能的合理使用，自然也就会对文件管理水平带来大幅度提高。依托专业软件工具降低文件管理难度，无疑是现代企业在文件管理工作中的优先之选，在此基础上提高管理水平也就大势所趋。
