文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在对于文件进行管理的过程中，会遇到各种各样的问题，毕竟每一个企业都会产生大量的文件，而这样的文件在存储方面非常的困难，想要查阅也非常的缓慢，效率非常低，文件版本管理起来也非常的混乱。在文件安全方面缺乏很多的保障，文件也不能够实时共存，其实无论是私企还是事业单位，都存在这样的问题，直接导致它们工作效率下降。这就需要使用文件管理软件，轻松解决这方面的问题。
随着现如今信息化的逐渐推进，信息资源的地位得到了广泛的认同，电子文件也是电子政务最重要的资源形式，价值也得到了越来越充分的肯定。电子政务的发展十分的迅速，电子文件比中日益上升，而文件管理工作的重要性也逐步彰显，在整个文件管理软件使用的时候，一定要做到规范统一。
文件管理软件在使用的时候，它的功能也是非常强大的。首先是可以做到集中存储，统一的文档共享，这样就能够让数据这样的文件共享给每一个人查看，这样能够节约人手。另外，对于权限管理方面，也能够做到不同的部门，不同的岗位，可以查阅不同的文件。它也能够做到全文索引，直接查找关联目标即可，对文档也有相应的审核工作，包括操作人，日期，动作，查阅了哪些文件都能够留下痕迹。也能够将所有的文件进行自动编号，能够对相应文件进行锁定保护。虽然说这样的文件管理软件在使用的时候需要了解之后才能够明白，但是它在使用的时候也是非常简单明了。
文件管理软件它的功能仍旧包含规则应用，存储加密，数据备份以及文档借阅，审批流程，统计报表等，每一个功能之下，它对于其来讲带给的都是更多的便利，也能够帮助每一个企业迅速的完成文件管理软件的搭建，形成一个属于自己企业的文件使用范畴。
