文件管理软件是为了方便用户对文件进行搜索、复制、移动、重命名、删除等操作。强大的文件管理软件还可以检查重复、合并、拆分和检索。它是管理的好帮手，也是此类安装的必要软件。
文件管理软件主要用于管理一些常用的文档和其他信息内容。对于企业来说，文档是重要的知识资产。就内容而言，如商业合同、会议纪要、产品手册、客户信息、设计文件、促销文件、竞争对手信息、项目文件、经验等。
设计良好的文件管理软件可以更轻松地查询和共享文档信息。它以逻辑的方式组织内容，并使在整个企业中轻松创建和呈现标准化内容。它促进了知识管理和信息最小化，并帮助组织满足其需求。它指定了文档生命周期每个阶段的特征，从模板创建到文档创建、查看、发布、审查，最后是销毁或归档。一个易于使用的文件管理软件可以节省时间，提高办公学习的工作效率。
文件管理软件作用如下：
1、集中存储和统一文档共享。
2、全文索引可以索引office、PDF和其他文档的内容，并从大量数据中快速准确地找到所需的文档。
3、通过审计跟踪，您可以全局掌握系统中所有文件的操作。
4、版本管理将文档的多个版本关联起来，避免使用错误的版本，并支持查看、回滚和下载历史版本。
5、锁定保护，文档作者和管理用户可以锁定文档，以确保不会随意修改文档。
6、当动作触发器满足设置的条件时，系统将自动执行规则的操作。
7、用户可以自行设置备份时间和位置。当达到指定时间时，系统将自动执行备份操作。
8、在文档借用和借出期间，可以控制用户访问。
9、统计报表、人员自动统计、部门文档使用和文档存储
此外，当遇到以下问题时，可以选择文件管理软件：
① 文件存储量大，文件存储分散，管理困难；
② 搜索速度慢且效率低；
③ 文件版本管理混乱；
④ 文件的安全性未得到保证；
⑤ 文件的命名和存储不能标准化；
⑥ 文件无法有效共享；
⑦ 知识管理正在苦苦挣扎。
