现如今企业规模不断拓展，为了能够让企业发展更加稳健，所以许多的大型企业纷纷开始使用各种新的软件，比较常见的恐怕就是文件管理软件了，这款软件可定制也可租赁，租赁而来的软件同样不会令任何人感到失望。之所以称呼它为智能化软件，主要是因为它所具有的功能性向来强大。
智能文件夹。文件管理软件拥有智能文件夹，文件夹当中拥有小型机器人，可以自动筛选大家所提供的条件，同时还可以自动把符合条件的文件全部都放置在准备好的文件夹当中，而文件夹当中的内容也可以实时更新，不需要人工进行打理。从长远的角度上来看，不仅避免了人工操作的复杂性，同时还可以防止操作错误等问题的出现，减少了人工支出。
跟踪与审计。文件管理软件支持日记记录审计功能，可以长期归档，同时日志也可以被加密导出，不可以被篡改删除，审计人员如果想要从中作梗的话，根本不可能实现，即便是企业内部人员，也不可能私自将内部的信息修改。
加密保护文件和文件夹。文件管理软件可以一键加密，通过密码的形式来保内部的内容，也许企业内部已经出现了大量的重要信息，但是这部分信息却有可能会被不法分子所寄予，如果能够成功加密的话，那么自然能够降低风险性，使得企业正常发展，审批者必须要通过申请者的身份核对后，才可以访问此文件夹。
预览编辑。如果想要预览文件的话，那么不在话下，只需要完成身份审核后，便可以成功完成，文件管理软件支持在线预览所有的办公文档，如果想要利用其他形式查看的话也可以。它包括了各种在线预览、在线播放模式，各种模式都没有丝毫问题。
文件管理软件数量较多，网络之上已经出现了大量的平台以及团队，他们会想尽办法进行自我推广，并且将自己宣传的天花乱坠。其实很多时候大家反倒应当结合个人的需求，来判断该团队提供的产品是否能够符合自己所提出的要求。
